«Lo llevamos en Excel por ahora» es probablemente una de las frases más comunes —y más costosas— en la operación diaria de muchas empresas. No porque Excel sea una mala herramienta (es extraordinaria para lo que fue diseñada), sino porque con el tiempo termina cargando con una responsabilidad que nunca debió tener: ser el sistema central de control de un negocio completo.
A eso hay que sumarle otro fenómeno igual de silencioso: los silos de información. Ventas tiene su sistema, compras tiene el suyo, el almacén lleva un control aparte y finanzas concilia todo al final del mes con lo que puede recopilar. Cada área ve una parte de la realidad, pero nadie ve el todo a tiempo para actuar.
¿Qué es exactamente un "silo de información"?
Un silo se forma cuando la información de una empresa queda atrapada dentro de un área, un archivo o un sistema, sin comunicarse automáticamente con el resto. No es un problema de mala voluntad ni de falta de organización individual: es lo que ocurre naturalmente cuando cada departamento resuelve su necesidad inmediata con la herramienta que tiene a la mano —una hoja de cálculo aquí, un sistema ahí, un grupo de WhatsApp para «agilizar»— sin que nadie diseñe cómo esa información debería fluir entre todos.
El resultado es previsible: información duplicada, versiones distintas del mismo dato circulando al mismo tiempo, y decisiones que se toman con datos que ya perdieron vigencia para cuando alguien los revisa.
Lo que dicen los números sobre el costo de la fragmentación
Un silo se forma cuando la información de una empresa queda atrapada dentro de un área, un archivo o un sistema, sin comunicarse automáticamente con el resto. No es un problema de mala voluntad ni de falta de organización individual: es lo que ocurre naturalmente cuando cada departamento resuelve su necesidad inmediata con la herramienta que tiene a la mano —una hoja de cálculo aquí, un sistema ahí, un grupo de WhatsApp para «agilizar»— sin que nadie diseñe cómo esa información debería fluir entre todos.
El resultado es previsible: información duplicada, versiones distintas del mismo dato circulando al mismo tiempo, y decisiones que se toman con datos que ya perdieron vigencia para cuando alguien los revisa.
Este no es un tema menor ni exclusivo de grandes corporativos. Algunos hallazgos documentados ayudan a dimensionar el problema:
- Una investigación de la Universidad de Hawái, ampliamente citada en estudios de gestión de riesgo, encontró que alrededor del 88% de las hojas de cálculo empresariales contienen algún tipo de error —de fórmula, de referencia o de captura— que puede pasar desapercibido durante meses.
- Un caso ampliamente documentado: en 2012, un error al copiar y pegar en una hoja de Excel fue señalado como uno de los factores que contribuyeron a que JPMorgan subestimara el riesgo en una serie de operaciones que terminaron generando pérdidas cercanas a los 6,000 millones de dólares. El caso, conocido como «London Whale», se volvió un referente obligado en la literatura de gestión de riesgo de hojas de cálculo.
- De acuerdo con datos de Gartner citados por medios especializados en tecnología corporativa, en 2023 cerca del 40% de los trabajadores de oficina debían usar más de 11 aplicaciones distintas para hacer su trabajo, y más de un tercio reportó haberse perdido información importante simplemente por la cantidad de sistemas y canales que debía monitorear.
- Un reporte de ClickUp sobre comunicación en el entorno laboral encontró que los equipos pueden llegar a perder más de la mitad de su jornada laboral saltando entre herramientas y buscando información dispersa en distintas plataformas.
La lectura en conjunto es clara: entre más fragmentada está la información de una empresa, más tiempo, dinero y certeza se pierden en el camino —aunque cada herramienta individual, por separado, funcione perfectamente bien.
Los síntomas que casi nadie relaciona con el mismo problema
Lo interesante (y lo peligroso) de los silos de información es que rara vez se presentan como «un problema de sistemas». Se disfrazan de otras cosas:
Lo que parece que pasa | Lo que realmente está pasando |
«Se nos fue el presupuesto del proyecto» | La estimación inicial nunca se conectó con los costos reales de compra |
«Compramos material que ya teníamos» | No hay visibilidad en tiempo real del inventario disponible |
«El proyecto se cobró completo, pero no dejó margen» | Nadie midió el costo real acumulado, solo la facturación final |
«Llevamos tres días esperando una autorización» | La aprobación depende de una cadena de correos o mensajes informales |
«El equipo terminó usando su propio Excel otra vez» | El sistema oficial era demasiado rígido o complejo para el flujo real de trabajo |
Un ejemplo cotidiano
Imagina una empresa que gestiona proyectos —de construcción, instalaciones, servicios profesionales, da igual el giro. El área comercial cotiza con base en precios de hace algunos meses. Cuando el proyecto arranca, compras solicita materiales sin saber que una parte ya estaba en almacén de un proyecto anterior. El almacén, a su vez, no tiene visibilidad de qué se le va a pedir la próxima semana. Y cuando finanzas intenta calcular si el proyecto fue rentable, tiene que reconstruir la historia completa a partir de correos, tickets y hojas de cálculo de tres personas distintas.
Nadie cometió un error grave. Simplemente, cada quien trabajó con la información que tenía a la mano, en el sistema que tenía a la mano. El costo de esa desconexión —tiempo, materiales duplicados, margen perdido— casi nunca aparece como una sola línea en el estado de resultados. Aparece disperso, mes tras mes, disfrazado de «así es como siempre lo hemos hecho».
La lectura en conjunto es clara: entre más fragmentada está la información de una empresa, más tiempo, dinero y certeza se pierden en el camino —aunque cada herramienta individual, por separado, funcione perfectamente bien.
Entonces, ¿la solución es comprar un ERP gigante?
No necesariamente —y de hecho, ese es otro error común. Muchas empresas medianas evitan dar el salto porque asocian la palabra «sistema integrado» con implementaciones de meses, capacitaciones interminables y una curva de adopción que termina en que el equipo vuelve a sus hojas de cálculo paralelas por pura supervivencia operativa.
La tendencia actual —sobre todo entre empresas que gestionan proyectos, no solo transacciones— va en otra dirección: sistemas más ligeros, modulares y enfocados específicamente en los procesos que más fugas generan (estimaciones, compras, inventario y rentabilidad), en lugar de plataformas monolíticas diseñadas para corporativos con estructuras mucho más grandes.
La pregunta que vale la pena hacerse no es «¿necesitamos un sistema más grande?», sino algo más simple: ¿la información de mi empresa fluye, o solo se acumula?
Si te identificaste con alguno de estos síntomas, con gusto podemos platicar sobre cómo se ve, en la práctica, cerrar esas fugas de información en tu operación.
Créditos de imágenes (Unsplash, uso libre para fines comerciales):
Pieza de rompecabezas faltante — Tanja Tepavac: unsplash.com/photos/cWMhxNmQVq0
El resto fueron generadas por ChatGPT